Τι περιλαμβάνει η διαχείριση πολυκατοικίας;

Από τα κοινόχρηστα και τις συντηρήσεις μέχρι τις βλάβες, τις αποφάσεις των ιδιοκτητών και την τήρηση της νομοθεσίας, το κτίριο χρειάζεται οργάνωση, συντονισμό και συνέπεια για να λειτουργήσει πραγματικά ομαλά. Όταν αυτά απουσιάζουν, τα προβλήματα κάνουν γρήγορα την εμφάνισή τους και η καθημερινότητα όλων γίνεται πιο δύσκολη.Η πλήρη διαχείριση πολυκατοικίας, δεν πρόκειται απλώς για την έκδοση των κοινοχρήστων, αλλά για ένα ολοκληρωμένο σύστημα που καλύπτει οικονομικές, τεχνικές, νομικές και λειτουργικές ανάγκες. Στόχος του είναι να υπάρχει διαφάνεια, σωστή συνεννόηση και μια συνολική εικόνα του κτιρίου που επιτρέπει γρήγορες και σωστές αποφάσεις.Πολλές πολυκατοικίες που μέχρι τώρα βασίζονταν σε εθελοντικούς διαχειριστές αντιμετωπίζουν πλέον δυσκολίες: έλλειψη χρόνου, ελλιπή γνώση, συνεχείς βλάβες, καθυστερήσεις στις πληρωμές και συχνές διαφωνίες.H διαχείριση ενός κτιρίου απαιτεί εξειδίκευση. Εκεί ακριβώς έρχεται να δώσει λύση η πλήρης διαχείριση SpitiSpiti, προσφέροντας σταθερότητα, οργάνωση και τελικά εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων για όλους.

Τι περιλαμβάνει η πλήρης διαχείριση πολυκατοικίας;

Πρακτικά, η πλήρης διαχείριση είναι ένα ολοκληρωμένο μοντέλο λειτουργίας:

Οικονομική Διαχείριση

Το οικονομικό κομμάτι είναι αυτό που συνήθως δημιουργεί και τις περισσότερες εντάσεις. Η σωστή διαχείρισή του όμως μπορεί να τα αλλάξει όλα. Σε μια πλήρη διαχείριση, η εταιρεία αναλαμβάνει:

•  έκδοση των κοινοχρήστων κάθε μήνα,
• παρακολούθηση των πληρωμών και την ενημέρωση όσων καθυστερούν,
• εξόφληση των τιμολογίων προς συνεργεία και παρόχους,
• τήρηση αρχείων, αποδείξεων και οικονομικών καρτελών,
• τακτική ενημέρωση των ιδιοκτητών με αναλυτικές αναφορές.

Όλα αυτά προσφέρουν διαφάνεια και μειώνουν στο ελάχιστο τις παρεξηγήσεις.

Συντονισμός Συντηρήσεων και Συνεργείων

Κάθε κτίριο, ακόμη και το πιο καινούργιο, χρειάζεται συντήρηση: από τον καυστήρα και τον ανελκυστήρα, μέχρι τις αντλίες νερού. Στην πλήρη διαχείριση, οργανώνονται όλες οι τακτικές εργασίες, αλλά και οι έκτακτες βλάβες αντιμετωπίζονται άμεσα.Αξιολογούνται τα συνεργεία, λαμβάνονται προσφορές, γίνονται έλεγχοι ποιότητας και προγραμματίζονται οι εργασίες έτσι ώστε το κτίριο να λειτουργεί απρόσκοπτα.Πολλά προβλήματα προκύπτουν απλώς επειδή “δεν πρόλαβε κανείς να το κανονίσει”. Με οργανωμένη διαχείριση, αυτό παύει να αποτελεί θέμα.

Τεχνική και Νομική Συμμόρφωση

Η νομοθεσία για τα κτίρια αλλάζει συχνά. Η πλήρης διαχείριση περιλαμβάνει:

• την παρακολούθηση αυτών των υποχρεώσεων,
• τη διαχείριση των ασφαλιστηρίων,
• τη σωστή κατανομή των δαπανών με βάση τα χιλιοστά.

Σε μια πολυκατοικία, οι απορίες και τα αιτήματα είναι συχνό φαινόμενο. Εξίσου συχνές είναι και οι διαφωνίες. Η πλήρης διαχείριση προσφέρει καθημερινή εξυπηρέτηση, συντονισμό αποφάσεων, καθοδήγηση στις Γενικές Συνελεύσεις και διαχείριση παραπόνων με τρόπο ψύχραιμο και αντικειμενικό.Έτσι αποφεύγονται οι εντάσεις και όλα γίνονται με διαδικασίες και κανόνες.

Ψηφιοποίηση και Οργάνωση Αρχείων

Οι σύγχρονες πολυκατοικίες χρειάζονται σύγχρονες λύσεις. Η πλήρης διαχείριση περιλαμβάνει ηλεκτρονικούς φακέλους, όπου υπάρχει αρχείο βλαβών, συντηρήσεων, οικονομικών στοιχείων και κάθε απαραίτητο έγγραφο. Οι ιδιοκτήτες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οικονομικές καρτέλες και ενημερώσεις χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν.

Ποια προβλήματα λύνει η πλήρης διαχείριση;

Οι πολυκατοικίες που στρέφονται προς επαγγελματική διαχείριση συνήθως βρίσκονται αντιμέτωπες με καταστάσεις που έχουν κουράσει τους κατοίκους και έχουν φτάσει σε αδιέξοδο.

•  Καθυστερήσεις πληρωμών & ελλείψεις στο ταμείο

Ο εθελοντής διαχειριστής δυσκολεύεται συχνά να ζητήσει πληρωμές. Η πολυκατοικία καταλήγει να έχει τρύπες στο ταμείο, οι πληρωμές προς τα συνεργεία καθυστερούν και η καθημερινότητα όλων γίνεται πιο δυσλειτουργική.

• Η επαγγελματική διαχείριση εξασφαλίζει συνέπεια χωρίς προσωπικές συγκρούσεις.

Μικρές παρεξηγήσεις μπορούν εύκολα να εξελιχθούν σε χρόνια προβλήματα. Λάθη στα κοινόχρηστα, μη ξεκάθαρες αποφάσεις και έλλειψη ενημέρωσης είναι η συνηθέστερη αιτία διενέξεων. Με δομημένες διαδικασίες, όλα αυτά μειώνονται δραστικά.

• Ανεπαρκής συντήρηση

Η απουσία υπεύθυνου συντονισμού, δημιουργεί μικρές βλάβες που μένουν για “λίγο αργότερα”. Αυτό όμως οδηγεί σε ζητήματα όπως διαρροές, φθαρμένες αντλίες, προβλήματα στον ανελκυστήρα, υγρασία και ζημιές στη μόνωση. 

Πώς γίνεται η ανάθεση;

Παρά το ότι μοιάζει περίπλοκο, στην πραγματικότητα η διαδικασία είναι αρκετά απλή και μπορεί να ολοκληρωθεί σε λίγες ημέρες.

• Απόφαση Γενικής Συνέλευσης

Είτε μέσω συνεδρίασης είτε με συλλογή υπογραφών, οι ιδιοκτήτες εγκρίνουν την αλλαγή.

• Παράδοση αρχείων

Ο προηγούμενος διαχειριστής παραδίδει το οικονομικό αρχείο, τις καρτέλες οφειλών, συμβάσεις, τον φάκελο του ανελκυστήρα και τα ασφαλιστήρια.

• Ανάληψη καθηκόντων

Δημιουργείται νέο οικονομικό αρχείο, ενημερώνονται οι ιδιοκτήτες, καταγράφονται τυχόν βλάβες και ξεκινά ο προγραμματισμός συντηρήσεων.Η πλήρης διαχείριση πολυκατοικίας προσφέρει διαφάνεια, οργάνωση και ουσιαστική υποστήριξη. Πάνω απ’ όλα, συμβάλλει στη βελτίωση της καθημερινότητας όσων ζουν στο κτίριο.